بسمه تعالی

موضوع مقاله:

ثبت و سند چیست و بهترین راههای حفاظت از اسناد و مدارک چگونه است؟

 - 1392

ثبت و سند چیست و بهترین راههای حفاظت از اسناد و مدارک چگونه است؟

ثبت در لغت به معنای قرار دادن بر جای بودن، پایداری، اثبات و نوشتن است. در حقوق به نوشتن و ضبط املاک، قراردادها، و معاملات و یا هر رخدادی که قانون به ثبت الزامی و یا اختیاری آن تصریح کرده ثبت گویند. مانند ثبت املاک، ثبت شرکتها و ثبت ازدواج و ...

ثبت اسناد و ثبت املاک:

1-ثبت املاک: عبارت از ثبتی است که موضوع آن ملک باشد در این باره ماده 9 قانون ثبت مقرر می دارد در نقاطی که اداره ثبت موجود است از تاریخ اجرای این قانون 01/01/1311 و در سایر نقاط پس از تشکیل اداره یا دایره ثبت وزارت عدلیه            ( سازمان ثبت اسناد و املاک کشور ) مکلف است حوزه هر اداره یا دایره ثبت را به چند ناحیه تقسیم کرده و به نسبت کلیه اموال غیر منقول واقعه در هر ناحیه اقدام کند که این امر نیاز به مقدمات رعایت مقررات و آثاری است از قبیل انتشار آگهی، رسیدگی به اعتراضات که از مقدمات ثبت اسناد هستند آنگاه پس از آن اگر مقدمات ثبت قابل ثبت نبودند و هیچ اعتراضی هم وجود نداشت به ثبت ملک اقدام می شود و طبق ماده 21 در دفتر املاک با رعایت قانون ثبت می شود.

2- ثبت اسناد: در قانون مدنی و قانون ثبت از ثبت اسناد تعریفی نشده است البته در قانون مدنی سند رسمی را سندی       می دانند که اسنادی که در اداره ثبت اسناد و املاک و یا دفاتر اسناد رسمی یا نزد سایر مامورین رسمی در حدود صلاحیت آنها و بر طبق مقررات قانونی تنظیم شده باشد رسمی است (ماده 1289) بنابراین از نظر قانون مدنی ثبت اسناد را می توان چنین تعریف کرد: ثبت سند عبارت از نوشتن و تنظیم آن در دفاتر اداره ثبت اسناد و املاک و یا اسناد رسمی نزد سایر مامورین رسمی در حدود صلاحیت آنها و بر طبق مقررات قانونی است اما از مجموعه مواد قانون ثبت چنین بر می آید که گستره ی ثبت سند چنین گسترده باشد بلکه از نظر قانون ثبت باید ثبت سند را چنین تعریف کرد به نوشتن سندی در یکی از دفاتر اسناد رسمی ثبت سند گفته می شود چنانچه از ماده 70 قانون ثبت نیز بیش از این بر نمی آید اما اعتبار اسناد رسمی بسی گسترده تر از مواردی است که در دفاتر اسناد رسمی به ثبت می رسند چنانچه سند مالکیت، قباله قانونی نکاح و غیره همه سند رسمی هستند.

سند

به اعتباری بر دو نوع است: اختیاری، الزامی یا اجباری.

در ماده 46 قانون ثبت مقرر می دارد ثبت اسناد اختیاری است مگر در موارد ذیل:

1- کلیه عقود و معاملات راجع به عین یا منافع املاکی که قبلا در دفتر املاک ثبت شده باشند.

2- کلیه املاک راجع به حقوقی که قبلا در دفتر املاک ثبت شده است.

ماده 47 قانون ثبت نیز مقرر می دارد در نقاطی که اداره ثبت اسناد و املاک و دفاتر اسناد رسمی موجود باشد، ثبت اسناد ذیل اجباری است:

1- کلیه عقود و معاملات راجع به عین یا منافع اموال غیر منقوله که در دفتر املاک ثبت شده

2- صلحنامه و هبه نامه و شرکت نامه که البته بر موارد پیش گفته استثنائاتی نیز وارد شده است.

قانون ثبت همچنین دفتر اسناد رسمی بر ثبت اسناد نیز مانند ثبت املاک آثاری از قرار زیر مترتب است: 1- معتبر بودن تمام محتویات و امضائات سند رسمی، 2- معتبر بودن تمام مندرجات سند رسمی، 3- قابل اثبات نبودن دعوای مخالف مندرجات    سند رسمی به وسیله امارات قضایی، 4- معتبر بودن آن نسبت به اشخاص ثالث و طرفین و قائم مقام آنان، 5- لازم الاجرا بودن سند رسمی، 6- عدم احتیاج به سپردن خسارات احتمالی برای تامین خواسته در دعاوی مستند به سند رسمی، 7- عدم شمول مرور زمان نسبت به سند ثبت، ثبت شده و امکان صدور اجرائیه در هر زمان.

از آنجائیکه اسناد و مدارک پشتوانه یک ملت و دولت است و از مهم ترین دارائی های یک شخص نیز محسوب می شوند و این اسناد و مدارک از درگیری ها و دعاوی های زیادی جلوگیری می کند نگهداری آن کار بسیار مهم و سختی است؛ چرا که این اسناد و مدارک باید سالها و قرنها باقی بماند تا در دعواها و درگیریها به آن استناد شود؛ اما و مدارک به دلیل جنس و ماهیتشان دشمنان زیادی دارند از جمله: آتش، آب، خاک، حشرات، جوندگان  و از همه مهم تر و عادی تر دستکاری انسان.

الف) حفاظت در برابر آتش سوزی

با توجه به اینکه با کوچکترین شعله ای کاغذ به راحتی آتش گرفته و در حداقل زمان به خاکستر تبدیل می شود نیاز است اقداماتی جهت حفاظت اسناد و مدارک در مقابل آتش سوزی در نظر گرفته شود.

1- فیوزهای معیوب و قدیمی تعویض شود.

2- بخاریها و پایان ساعت اداری خاموش شوند.

3- ساختمان مجهز به سیستم اعلان حریق حساس به دود باشد.

4- سیستم کابل کشی برق کولرها در خارج از ساختمان باشد.

5- از پرده های فلزی و غیر قابل اشتعال در بایگانی استفاده شود.

6- اسناد و مدارک در محفظه و کمدهای فلزی نگهداری شود و درب آنها نیز باید قفل باشد.

7- اتصال کلیه دستگاهها در ساعت غیر اداری از پریز برق قطع شود.

8- با بررسی و تعویض کابلهای فرسوده احتمال اتصالی را به حداقل برسانید.

ب) جوندگان و موش:

1- کلیه پنجره ها دارای توری باشند.

2- بصورت دوره ای اقدام به سم پاشی شود.

3- درز درها مهار شده تا موش و حشرات جونده امکان ورود نداشته باشند.

4- در صورت مشاهده فضله موش و یا کاغذ پاره از سمپاشی و یا تله مخصوص استفاده شود.

ج) گرد و غبار و رطوبت

اسناد و مدارک چنانچه نمدار شوند، به سرعت از بین می روند. گرد و غبار باعث کدر شدن و به مرور تخریب اسناد می شود لذا جهت جلوگیری از نمدار شدن پرونده ها چنانچه ساختمان نیاز به ترمیم و یا ایزوگام دارد در اسرع وقت اقدام شود و نیز پرونده ها در کوران هوای آزاد قرار نگیرند.

د) دستکاری و سرقت

با توجه به اینکه کوچکترین دستکاری در اسناد امکان ابطال حقی می باشد، باید از دستکاری و سرقت محافظت شوند. جهت محافظت از اسناد در مقابل دستکاری و سرقت اقدامات زیر لازم است:

1- درها و پنجره ها دارای حفاظ مطمئن باشند.

2- دسترسی افراد به بایگانی محدود و مشخص باشد.

3- ساختمان مجهز به آژیرهای ضد سرقت و دوربین مدار بسته باشد.

                                                                                                                عبدالعلی علی اکبری

دانشجوی کارشناسی ارشد حقوق ثبت

دانشگاه آزاد اسلامی واحد دامغان سال تحصیلی 93